Rollen van Upfront BV
Upfront BV is enerzijds verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de verschillende processen en systemen die van toepassing of in gebruik zijn in Upfront BV. Anderzijds is Upfront BV ook als dienstenleverancier verwerker waarbij we mogelijks in aanraking komen met persoonsgegevens van onze klanten die wij op hun vraag verwerken. Als verwerker wordt in aanvulling op de Upfront Care formule of losstaand, een verwerkingsovereenkomst voorzien conform de wetgeving die door beide partijen nagelezen en getekend dient te worden.
Upfront BV zal zowel als verwerkingsverantwoordelijke en/of verwerker de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van de persoonsgegevens. Als verwerker zullen we steeds bijstand verlenen aan de verwerkingsverantwoordelijke conform onze verwerkingsovereenkomst.
Activiteiten van Upfront BV
We onderscheiden twee bedrijfsmatige activiteitengroepen:
Professionele dienstverlening (consultancy): dit omvat 95% van de activiteiten en bestrijkt verschillende domeinen zoals ICT, Software en HR.
Werving & Selectie:
Rekrutering: deze activiteit is specifiek gericht op rekrutering van kandidaten voor onze klanten/prospecten en omvat een minderheid van onze activiteiten maar dient uiteraard te voldoen aan de richtlijnen voorgeschreven door de sector.
Kennisevents: Naast rekrutering beschik je tevens over de mogelijkheid om deel te nemen aan kennisevents teneinde uw slaagkansen bij het vinden van een passende arbeidsplaats te versterken of uw carrière verder uit te bouwen.
Upfront BV is lid van Federgon die overkoepelend is voor de Werving & Selectie bureaus en volgt ook de richtlijnen die voorgesteld worden binnen deze sector
De rest van onderstaande privacyverklaring behandelt onze professionele dienstverlening (consultancy).
Social media
Upfront BV beschikt over een bedrijfspagina op o.a. LinkedIn, Facebook, Instagram en Twitter om u als klant in een B2B-context te informeren over onze diensten, actuele topics, events, werken bij Upfront BV, enz. U bent vrij om Upfront BV wel of niet te volgen via deze social media.
Nieuwsbrieven
Upfront BV gebruikt eveneens regelmatig nieuwsbrieven om u in een B2B context te informeren, deze informatie is afgestemd en gebaseerd op uw functie/rol binnen uw bedrijf met als grondslag het gerechtvaardigd belang van onze onderneming. Indien u via onze website inschrijft voor de nieuwsbrief omdat u interesse hebt in de activiteiten van Upfront BV (en nog geen klant bent) geeft u uw toestemming aan Upfront BV om uw contactgegevens (zie verder) op te nemen in onze CRM-database en kunnen deze verder aangewend worden voor activiteiten onder dezelfde grondslag. Bij elke nieuwsbrief heeft u de mogelijkheid om u hierop uit te schrijven via een 'unsubscribe-button', in dat geval ontvangt u geen verdere nieuwsbrieven. Uw contactgegevens blijven wel nog bewaard binnen onze CRM-toepassing zodat we nog steeds andere diensten kunnen blijven verzorgen. Indien u dit niet wenst dan kan u ons dit laten weten via de contact informatie verder vermeld in deze verklaring.
Welke gegevens worden verzameld?
Wij ontvangen en verwerken gegevens van bedrijven/leveranciers/partners/onderaannemers enz. en hun medewerkers in het kader van een samenwerking of toekomstige samenwerking (prospectie).
Deze gegevens vallen in de categorie “Algemene Identificatiegegevens” en omvatten:
- Bedrijf
- Adresgegevens (Straat, nummer, postcode, gemeente/stad)
- Naam
- Voornaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Optioneel: Mobiel nummer
Waarom verzamelen wij uw gegevens?
Alle persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor volgende doeleinden:
Consultancy en Website Contactformulieren
Deze gegevens hebben we nodig voor onze standaard bedrijfsvoering en uitoefenen van onze diensten. Conform de GDPR stemt dit overeen met "de noodzakelijkheid van de verwerking voor de uitvoering van de overeenkomst" en het “Gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke”.
De algemene identificatie gegevens dienen onder andere voor:
- Professionele contacten via telefoon, gsm, email enz.
- Ondersteuning vanaf de Servicedesk/permanentie
- Dienstverlening aan uw bedrijf en medewerkers
- Nieuwsbrieven en informatie omtrent onze seminaries en kennisevents. Voor deze communicatie is er een opt-in/opt-out mogelijkheid
- Verzorgen van opleidingen, coaching
- Marketingactiviteiten
Hoe verzamelen wij uw gegevens?
Dit kan op verschillende wijzen gebeuren waaronder:
- Persoonlijk/telefonisch/mail contact
- Contactformulieren op onze website
- Contacten op seminaries en netwerkevents
- Contacten via onze partners
- Social media
Hoelang worden uw gegevens bijgehouden?
Zolang de samenwerking bestaat en niet door een van beide partijen opgezegd werd, worden de persoonsgebonden gegevens bijgehouden. Na het beëindigen van de samenwerking worden de persoonsgebonden gegevens nog zeven jaar bijgehouden gelet op de wettelijke minimumbewaartermijnen voor boekhoudkundige en fiscale zaken. Als betrokkene kan u uitdrukkelijk vragen om deze reeds vroeger te verwijderen zonder dat echter de wettelijke bewaartermijnen geschonden worden.
Overdracht aan derde partijen
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw gegevens aan personen of ondernemingen die geen deel uitmaken van Upfront BV. In het kader van een vacature kan uw kandidatuur wel voorgesteld worden aan potentiële werkgevers, dit gebeurt enkel na expliciete toestemming.
Indien we gebruik maken van een externe verwerker, zullen we er altijd op toezien dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. De externe verwerker zal steeds contractueel verbonden zijn met Upfront. Zo zullen de verwerkers nooit op eigen initiatief uw persoonsgegevens mogen gebruiken.
Minimale gegevensverwerking
De persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn adequaat en relevant voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonsgegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij de persoonsgegevens verwerken.
Automatische verwerking & profilering
Upfront BV doet geen profilering, tevens gebeurt er geen volledige automatische verwerking van uw persoonsgegevens.
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Wij voorzien de nodige technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.
Upfront BV stelt alles in het werk om haar netwerk grondig te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang en om de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en de bedrijfsgegevens van haar klanten en/of leveranciers te beschermen. Upfront BV heeft de nodige maatregelen uitgewerkt conform ISO 27001/27002 , daarnaast zijn er specifieke extra veiligheidsmaatregelen waaronder:
- Encryptie van de harde schijven in de laptops van onze medewerkers (Bitlocker).
- Verplichte pincode voor smart devices.
- Multi-factor authenticatie voor toegang tot technische informatie van onze klanten/leveranciers alsook onze Upfront Monitoring applicatie.
- Regelmatige externe audits door een een Ethical hacker.
Organisatorisch beschikken we over een uitgewerkt informatie veiligheidsbeleid, bijhorend actieplan, een privacyverklaring en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tevens zijn de nodige processen en procedures aanwezig om dit beleid optimaal uit te voeren en te volgen.
Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze uitoefenen?
Als betrokkene heeft u verschillende rechten, deze zijn opgesomd in de GDPR en omvatten o.a.
- Recht op inzage persoonsgegevens
- Recht op wijziging van persoonsgegevens
- Recht op gegevenswissing
- Recht op dataoverdracht
- Recht van bezwaar
- Recht op beperking van de verwerking
Deze rechten kunnen kosteloos uitgeoefend worden door een duidelijk verzoek in te dienen bij onze administratie. Hierin staat vermeld op welk recht u wenst beroep te doen met toelichting en hoe wij u kunnen contacteren. U kan dit melden via volgende kanalen:
Contactgegevens
Alle gegevens worden opgenomen in de bestanden van Upfront BV. Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor de naleving van ons informatie veiligheidsbeleid in al onze vestigingen.
Verwerkingsverantwoordelijke: Upfront BV
Alle voorschriften zoals vroeger opgelegd door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL) en momenteel door de Gegevensbeschermingsautoriteit worden door Upfront BV gevolgd. Als u het niet eens bent met de manier waarop Upfront BV uw gegevens verwerkt, kan u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel+32 (0)2 274 48 00 - Fax +32 (0)2 274 48 35